Start implementatie cliëntportaal
3 mrt 2016
Vanaf 1 februari 2016 wordt het cliëntportaal gefaseerd op alle locaties van WZH ingevoerd. Met het cliëntportaal kunnen cliënten en wettelijke vertegenwoordigers het eigen zorgdossier, of dat van hun naaste, inzien via een computer, laptop of tablet.
Voorbereidingen
WZH Leilinde en WZH Rustoord nemen het voortouw en bieden het portaal als eersten aan. Richard Spraakman, locatiemanager van WZH Leilinde en WZH Rustoord, vertelt: “Na de pilot hebben we eerst een interne audit uitgevoerd: zijn alle dossiers op orde en formuleren we onze rapportages goed? Tijdens een aantal verplichte bijeenkomsten hebben we medewerkers ingelicht over het cliëntportaal: hoe ziet het er uit, wat kunnen cliënten en naasten inzien en hoe krijg je er als medewerker mee te maken? Zo is iedere medewerker geïnformeerd en kunnen we de implementatie van het portaal normaliseren. Want we moeten niet in de kramp schieten! Ja, de rapportages die wij schrijven in de dossiers zijn voortaan op ieder moment te lezen door cliënten en wetterlijke vertegenwoordigers. Maar we mogen fouten maken. We gaan met elkaar, met cliënten en hun naasten in gesprek.”
Zorgdossier is van de cliënt
Sabrina Schreuder, woonzorgbegeleider senior, vult aan: “Wij kijken, net als onze cliënten, uit naar de komst van het cliëntportaal, want hiermee zetten we hen nog meer centraal: het dossier is van de cliënt.” Het cliëntportaal is een aanvulling op de dagelijkse communicatie. “Het is absoluut geen vervanging van het persoonlijke contact”, benadrukt Sabrina. “We drukken medewerkers op het hart dat als er iets voorvalt we eerst informeren, dan rapporteren. Het kan en mag niet zo zijn dat belangrijke informatie als eerste gelezen wordt via het cliëntportaal! Het persoonlijk gesprek blijft het belangrijkste communicatiemiddel.”
Niet verplicht
Gebruik van het portaal is niet verplicht. Als cliënten of wettelijke vertegenwoordigers zich niet prettig voelen bij deze manier van inzage in hun dossier, of een andere reden hebben om het portaal niet te gebruiken, dan blijft de huidige manier van inzage voor hen van kracht (via een afspraak met de woonzorgbegeleider senior). Richard: “We bieden het cliëntportaal aan, onze cliënten en hun naasten bepalen zelf of ze er gebruik van willen maken. Wij bepalen al zo veel vóór de cliënt! Die mindset moet veranderen. Het implementeren van het portaal is daarmee niet alleen een technisch ding. Er komt zoveel meer bij kijken!”
Toekomst
Richard en Sabrina zijn het er over eens dat het cliëntportaal in de toekomst niet meer weg te denken is. “Wij participeren in het leven van onze cliënten, het zorgdossier is van hen, het portaal hoort daarbij. In de toekomst komen er meer functies in het portaal bij, denken wij. Berichten tussen cliënten, hun naasten en zorgmedewerkers. Gezamenlijk een (zorg)agenda bijhouden. Misschien wordt het portaal wel een app. En wij zijn er voorstander van als cliënten zelf een deel van het zorgdossier gaan ‘vullen’, bijvoorbeeld door zelf de levensloop te beschrijven. Of bij het opstellen van het Zorgleefplan: laat het initiatief bij de cliënt en de wettelijke vertegenwoordigers liggen, wij ondersteunen alleen als ons daarom gevraagd wordt. Cliënten gaan in de toekomst steeds meer zelf bepalen van welke zorg zij wensen, wat hen gelukkig maakt. En daar gaat het uiteindelijk om!”
* Op de foto: Mevrouw Hop ontvangt als eerste informatie over het clientportaal uit handen van Richard Spraakman